lørdag den 26. oktober 2013

8 ting du skal undgå til et jobinterview

Du klarede den! Du kom igennem nåleøjet og er nu inviteret til et jobinterview. Dit CV gik glat igennem screeningprocessen, og du har 10, 20 eller 50 procent chance for i sidste ende at få tilbudt det job, du så gerne vil have.

Du glæder dig til jobinterviewet, men du er også skræmt. Alt kan gå galt: bilen vil ikke starte, du snubler på vej ind i lokalet, du vælter den fyldte kaffekop, du går i stå under samtalen, du ......

Efter al sandsynlighed vil intet af dette ske, men hvis det gør, vil de fleste rekrutteringsansvarlige være ret large. Hvis du er den rigtige, betyder det ingenting, at du snubler eller spilder kaffe.

Hvad, der derimod rent faktisk betyder noget, er, at du undgå disse otte klassiske turn offs.


1. Du er generelt uforberedt
Du aner tilsyneladende ikke, hvad det er for en virksomhed, du søger job i. Du virker decideret overrasket, når jeg fortæller om kundesegmenter, forretningsområder og omsætning - på trods af, at denne information er offentlig tilgængelig.

Når jeg kommer til værdier, kultur og mission, er du helt hægtet af - selvom disse dimensioner forholdsvis nemt kan afledes og udledes af virksomhedens historie, ejerforhold, virksomhedstype og branche, optræden i forskellige medier, tilstedeværelse i sociale medier og hjemmesideerklæringer. 

Det lyder spændende alt sammen, synes du, men du har ikke noget at byde ind med. Vi er her for dig, synes din holdning at udtrykke.

Og dér tager du fejl.

Hvis ikke du - inden du kommer til samtale - har gjort dig den umage at interessere dig for virksomheden og din egen berettigelse i den, er min interesse dalende.   


2. Du er ikke passende klædt
Hvis du søger et job som leder i en virksomhed med en formel organisationskultur, kan det ikke nytte noget, at du møder frem i kubistisk T-shirt og badmintonsko. Det er muligt, at det antræk går hjemme i haven eller i et livstilsprogram, men det gør det ikke her. Den manglende situationsfornemmelse, som dit tøjvalg er udtryk for, vækker bekymring og jeg vil spekulere på, om der også er andre situationer, hvor du ikke helt kan fornemme, hvad der er passende. 

Klæd dig i overensstemmelse med jobbets karakter eller som nogle ville sige: i overensstemmelse med fordommene om jobbets karakter.

Either way: bare gør det!

Ved det første møde, skal du ikke give mig anledning til at bemærke din påklædning. Det er ikke den, der er interessant. Det er DIG.


3. Din karma er langt væk fra dit CV's løfter
Du har i dit CV fremstillet dig selv som en ung, sulten og spændstig løve, der er parat til at bide hele verden bagi, men når det kommer til stykket er du pædagog.

Tag ikke fejl, jeg holder meget at pædagoger, men det er måske ikke verdens mest oplagte valg, når det gælder et salgsjob. 

Find ud af hvem du er, før du sender din ansøgning til mig. Hvem ved? Måske har jeg også brug for pædagoger? (Det har alle).

En anden klassisk fejl er at præsentere dig selv som et mere socialt væsen i CV'et, end du egentlig er. Hvis du ikke er en hardcore teamplayer, kan jeg mærke det på lang afstand, når jeg møder dig. Jeg vil råde dig til at tage både dig selv og mig alvorligt og afgive et ærligt statement fra begyndelsen.

Ellers spilder vi hinandens tid.


4. Du kommer lidt for sent eller meget for tidligt
Det kommer måske bag på nogle, at jeg også nævner at komme for tidligt som et udtryk for dårlig stil, men det mener jeg faktisk. Her tænker jeg ikke på 5-10 minutter (som er god tone), men halve timer, hvor man sidder plantet i virksomhedens reception.

For det første findes der ikke nogen rationel forklaring på, at man skal sidde der og blomstre, for det andet er der risiko for uheldige episoder: to kandidater, den ene på vej ud, den anden på vej ind, møder hinanden i receptionen. De to kender tilfældigvis hinanden, og det hele bliver lidt kejtet. (Ja, jeg har prøvet det).

Hvis man kommer for tidligt, kan man blive siddende i sin bil, gå en tur i området eller tage en telefonsamtale på parkeringspladsen. Jeg har set masser af kandidater vente på parkeringspladsen, og det opfatter jeg som en fin og respektfuld gestus.

Med hensyn til at komme for sent giver det vist sig selv. Jeg er selv kommet for sent til et jobinterview og jeg glemmer det aldrig (undskyld, hr. Christensen). Det var udelukkende min egen skyld. Der var hverken vejarbejde, uheld på motorvejen eller dødsfald i familien. Det var ene og alene, fordi jeg havde tastet det forkerte vejnavn på GPS'en.

Hvad siger det om kandidaten, at han eller hun kommer for sent?

At vedkommende ikke tager situationen alvorligt nok, ikke har forberedt sig godt nok, eller i værste fald: sjusker med andre menneskers tid.

Hvis ikke man forbereder sig ordentlig til et jobinterview - i dette tilfælde: planlægger ruten - er spørgsmålet: er der så andre situationer, hvor man heller ikke vil gøre det?

http://business.mega.mu/2013/04/16/how-diagnose-whats-making-you-chronically-late/


5. Du reagerer defensivt på dine testresultater
Det er ikke MIG, der har afgivet svarene. Det er dig. Du må gerne være kritisk, du må gerne udfordre mine hypoteser, men du må ikke sidde med korslagte arme og benægte alt. Det, du derimod kan gøre, er at nuancere, perspektivere og forholde dig til testresultaterne.

Hvis du eksempelvis har gennemført en af den slags kognitive tests, som måler forskellige typer intelligens, er der forhåbentlig kun et eller to af disse intelligensdomæner, hvor du ikke er helt skarp. Tak for informationen og tænk over, om ikke det giver mening, hvis du tænker rigtigt godt efter. Tænk også over, hvordan du eventuelt, og måske ubevidst (men smart), har lært at kompensere for knaphed i udvalgte intelligensdimensioner. Der er endelig den mulighed, at den eller de dimensioner, som er ramt, er ret irrelevante for det job, du søger?

Vær åben, vær fleksibel og benyt lejligheden til at fremhæve dine stærke sider, menneskeligt såvel som intellektuelt. Der findes ingen mennesker i verden, som er perfekte, men der findes mennesker, som er nogenlunde perfekte til et bestemt job.

Endelig skal du vide, at testresultater ikke har det afgørende ord i den endelige udvælgelse.

Det har det samlede indtryk af dit væsen og det, som du kan tilbyde organisationen.


6. Dit kropssprog tager al opmærksomheden
Du piller uafladeligt ved dit flotte, skinnende hår. Dine hænder flagrer fortvivlet rundt, når håret smutter væk. Det gibber i mig af bekymring, hver gang de små fuglefingre ikke får fat. 

Du sidder tilbagelænet i stolen med skrævende ben, så du har svært ved at nå kaffekoppen og det ligner en fortvivlet kamp mod ydmygelsen hver gang, du skal bøje dig fremover for at nå den. Jeg følger nøje kampen.

Du er så indkapslet og sammenkrummet, at du ligner en opsætning af et Ibsen drama. Jeg bliver syg af moderlig omsorg for din lille, bange krop.    
Dit kropssprog er indstuderet. Du holder ryggen rank, vender håndfladerne opad, ser mig i øjnene, lytter opmærksomt, men du er ikke til stede, for du har travlt med at spille din rolle. Derfor møder jeg aldrig dit talent, dit drive og din passion. 

Gør det ikke! Vær hellere nervøs OG engageret.


7. Du har en dårlig attitude
Jeg behøver ikke at kunne lide dig eller være din karmaven for at ansætte dig. Men hvis du har en hoven holdning eller udtrykker stærkt udeltagende synspunkter under interviewet, overvejer jeg naturligvis, om disse tilkendegivelser har længere rækkevidde.

Hvordan skal jeg forvente, at du vil lede dine medarbejdere? Hvordan vil dit samarbejde med den øvrige organisation blive? Vil du stadig yde omsorg for virksomhedens vigtigste interessenter, når de verdener, som de hver især repræsenterer, kommer i et stærkt modsætningsforhold til din?   

Hvis du sår tvivl om din menneskelige kompetence, er din joberfaring, uddannelse og testresultater underordnet. Vi kan ikke have folk i vores organisation, som ikke ejer menneskelig indsigt og fleksibilitet.

Hvis din dårlige attitude ene og alene skyldes nervøsitet, så må du sige ærligt, at du er meget nervøs (det tager paradoksalt nok toppen af nervøsiteten for de fleste).

Hvis du derimod har en dårlig attitude af natur, skal du ikke søge et job hos mig. Du må være mystisk, mærkelig og have 100 lig i lasten, men hvis du ikke formår at forholde dig til andre mennesker på en ordentlig og fair måde, siger jeg nej tak.


8. Din telefon bimler og bamler under interviewet
En lind strøm af notifikationer fra Facebook, Twitter og Pinterest binger løs og DU REAGERER IKKE!

Jeg er selv ret glad for sociale medier, så jeg forstår i princippet godt, at du holder dig løbende opdateret, men det løbende aspekt må ophæves under et jobinterview! Dér er man nærværende i rummet - ligesom man er ved mange andre lejligheder(?)

Hvis jeg ansætter dig, vil du så sidde til møder, i forhandlinger og overfor kunder med din evindeligt bimlende telefon og være halvvejs fraværende? 

Det går ikke, makker. 

Husk at slukke din telefon, før du går ind til et jobinterview, og hvis du skulle glemme det, så SLUK DEN første gang, der suser en besked ind.

Og sig undskyld.





For mange mennesker vil disse 8 fælder være indlysende og nemme at undgå, men min erfaring er, at de bestemt ikke er det for alle. Og det gælder begge køn, alle aldersgrupper og uanset hvor i organisationshierarkiet, man søger job.

Der kan være mange årsager til, at man ikke ender med at få tilbudt jobbet, men det skal ikke være af nogle af de nævnte 8 faldgruber, der er årsagen. For dem er man selv herre over og kan arbejde fornuftigt med.

God fornøjelse med dit næste jobinterview, hvor du naturligvis:

  • kommer pasende klædt
  • kommer til tiden
  • tager en konstruktiv dialog om dine testresultater
  • har slukket telefonen
  • har en god attitude
  • har et afslappet, men også autentisk, kropssprog
  • har en adfærd, som generelt afspejler dit CV's beskrivelse af dig selv
  • har lavet din research af virksomheden

Og husk så: det er benhårdt at gå til jobinterviews, men det er også udviklende og lærerigt.



torsdag den 17. oktober 2013

Outsourcing af løn og HR

Det bliver mere og mere almindeligt at outsource virksomhedens såkaldt ikke-forretningskritiske processer. Ikke-forretningskritiske processer opfattes ikke ens fra den ene organisation til den anden, men der kan eksempelvis være tale om reception og omstilling, rengøring og kantine, bogholderi og administration, dele af IT og marketing - og så naturligvis temaet for blogposten her: løn og HR.

Intern eller ekstern løn og personaleadministration?

Jeg vil med det samme sige, at jeg i høj grad mener, at både IT, marketing og HR er strategisk vigtige funktioner i og for virksomheden, men der kan være mange fornuftige grunde til at outsource helt eller delvist (her tænker jeg især på den operationelle dimension), og outsourcing er, hvis man har den rette samarbejdspartner, en helt speciel mulighed for at co-create et virksomhedstilpasset og dermed ret ideelt outsourcing-produkt, som er til gavn og glæde for både virksomheden og outsourcing-partneren.

Og dermed virksomhedens kunder.

Der er som regel store fordele i at outsource lønnen og personaleadministrationen, men der kan også være fordele i at insource den. Jeg har prøvet begge dele, ligesom jeg har prøvet at samarbejde med en ekstern partner, som sad inhouse i virksomheden.

Fordelen ved at have sine egne lønfolk og personalemedarbejdere er, at der ydes en virksomhedsnær service. Den service, man som leder eller medarbejder modtager, når man kontakter en løn- eller personalemedarbejder, er i overensstemmelse med virksomhedens øvrige servicekoncepter, samarbejdsværdier og omgangsformer. De interne lønfolk guider, nurser og følger op. De feberredder, slukker brande og laver en a conto overførsel, hvis alt går galt.

Ja faktisk, så feberredder og følger de op i én uendelighed.

Og det er netop ulempen.



For de hersens søde (men også præcise og strenge) lønfolk bruger OCEANER af tid på at holde os andre i ørerne. De er overbebyrdede, de piskes frem af deadlines og de balancerer til stadighed på en line, spændt ud mellem HR og Finans. Dette til trods kimer vi dem ned, spammer dem med e-mails og sender notifikationer via medarbejderportalen for at fremføre spørgsmål som:

  • hvorfor er jeg blevet trukket en feriedag? Jeg har da masser af ferie. (You have not!)
  • jeg skal lige lave nogle bogførte (nakkehårene rejser sig allerede) registreringer om, for jeg byttede en feriedag til en feriefridag og så havde jeg en halv barn syg den dag, hvor jeg troede, at jeg skulle arbejde over og i går kørte jeg 12 kilometer, som jeg ikke har fået udbetalt og bla, bla, bla
  • Kurt fratrådte i sidste måned. Har jeg glemt at fortælle det? Har I udbetalt LØN? (Ja, dit æsel, vi har ikke nogen krystalkugle gemt i skabet)
  • min chef har lovet mig en lønstigning, men jeg kan ikke se den på min lønseddel. Hvor bliver den af? (Spørg din chef, makker)

Jeg har ikke mødt én eneste lønmedarbejder, som ikke gjorde sit yderste for at servicere sin organisation og jeg har kun mødt ganske få, som ikke var creme de la creme indenfor sit felt.

Derfor, og det er vigtigt at sige, er der ikke (kun) tale om et fagligt løft, når man vælger at outsource, men i høj grad også om et disciplinært løft.





Det handler om disciplin

Uf, disciplin!

Ikke normalt mit livsprojekt, men hvad denne sag angår, er det entydigt hér, at de berømte, lavtgående frugter svulmer af modenhed. Det er her, at den generelle effektivisering har sit udspring og det er her, besparelsen ligger for langt de fleste virksomheder.

For når man outsourcer, kommer alle forretningsgange, procedurer og kvalitetsparametre i spil. Hvis tingene ikke er stramme, effektive og korrekte - så bliver de det. En ekstern partner kan ikke leve med en sang fra de varme lande. En ekstern partner skal have facts, beslutninger og knivskarpe guidelines. En ekstern partner har en business.

Det har virksomheden måske ikke?

Jo naturligvis, og hvis man mangler at få samlet op på et par ting, er det nu, at det sker. For man kan ikke længere fedte sig til særlige ydelser eller overbærenhed, man kan ikke længere være den, der ikke leverer, og man kan ikke længere sjuske med sine data. Det vil sige: man kan ikke længere producere unødvendige omkostninger for virksomheden.  

Eksterne lønpartnere er principielt hverken hurtigere eller dygtigere end interne lønmedarbejdere, men de forlanger ordentlige, ensartede og rettidige data; de ser det ikke som et af deres fremmeste formål at redde Rip, Rap og Rup fra undergangen, hver gang de er bagud med deres tidsregistreringer; og de kræver digitalisering og automatisering af alle de processer, virksomheden ikke selv har orket at få gjort noget ved (fordi området som sagt ikke betragtes som forretningskritisk og dermed ikke er prioriteret i investeringsoversigten).

Udstrakt automatisering og stram effektivitet er derimod kritiske succesfaktorer for en lønleverandørs forretningsskabelse, hvorfor der er skarp opmærksomhed på blandt andet rutiner og datakvalitet.

Alle de skjulte omkostninger er således ikke med i den eksterne partners tilbud til virksomheden og blandt andet derfor kan en ekstern partner håndtere løn og personaleadministration langt mere effektivt og økonomisk attraktivt end virksomheden selv kan.

Hvorfor jeg valgte at outsource

Jeg var interesseret i at finde ud af, om der var en økonomisk gevinst i at outsource; om virksomhedens lønfunktion kunne gøres mindre sårbar og mere effektiv; og om en digitalisering og automatisering af virksomhedens lønprocesser kunne skabe empowerment og en bedre oplevet kvalitet blandt medarbejderne qua en platform, som gav medarbejderne råderet over, men også ansvar for, egne data.
  
I alle tilfælde var mine antagelser korrekte.

Outsourcing. Hvordan kommer man i gang?

Jeg startede med at kortlægge lønfunktionens opgaver. Hvad bestod de i og hvor meget tid blev der brugt på de enkelte opgaver? Denne kortlægning skulle dels bruges i præsentationen af opgaven for de potentielle lønleverandører, dels bruges i ROI analysen.

Næste step var at afklare, hvilke parametre jeg ville fokusere på og med hvilken individuel vægt. Parametre som

  • pris
  • kvalitet
  • fleksibilitet
  • serviceniveau
  • erfaring med integration med virksomhedens øvrige IT systemer
  • ydelsesperspektiver (er kompetencen til stede til at pakken kan udvides)
  • tilstedeværelse i flere lande end Danmark

betød noget for mig.

Men også lønleverandørens

  • kontinuerlige udvikling og opdatering af egne medarbejdere og programmer
  • kundeportefølje og kunde testimonials
  • markedsposition, ejerforhold og økonomiske situation
 
var nogle af de forhold, jeg interesserede mig for.     

Dernæst systematiserede jeg, i samarbejde med virksomhedens økonomifunktion, hvilke krav Finans havde til den eksterne partners rapportering. 

Jeg præsenterede virksomhedens case for en håndfuld udvalgte, potentielle samarbejdspartnere og indhentede tilbud.

Grundlaget for at give mine endelige anbefalinger, understøttet af leverandørernes data og mine egne, prioriterede kriterier og mål, var nu til stede og blev præsenteret internt i virksomheden. 

Den anbefalede samarbejdspartner blev enstemmigt valgt og processen blev sat i gang.

Så enkelt er det faktisk.
Eller nej.

For herefter begynder arbejdet. Men kun i en overgangsperiode, for fuld implementering og integration kan gennemføres i løbet af ganske kort tid, hvis man prioriterer opgaven.

Resten er historie

Jeg valgte efterfølgende også at outsource personaleadministrationen, da min egen omkostningsstruktur på ingen måde kunne konkurrere med outsourcing-partnerens priser. Hvilket argument kunne der så overhovedet være for at beholde personaleadministrationen i virksomheden?

Jeg kender ikke det argument.

(Bortset fra at der er de samme bløde-bekvemme-behagelige servicefordele ved at have interne personalemedarbejdere som ved at have interne lønfolk - men disse fordele koster virksomheden penge, som efter al sandsynlighed ikke giver et afkast andre steder i driften).






Mit næste skridt er at overveje, om der er flere processer i HR, som kan klares bedre og mere kosteffektivt andre steder. Måske ikke til udelt glæde for mig personligt, men til glæde for virksomhedens nuværende bundlinje og fremtidige konkurrenceevne

som i høj grad påvirkes af effektive, transparente og professionelle processer.  

 
I mellemtiden skal du være velkommen til at dele dine egne erfaringer med outsourcing i kommentarfeltet.