Fokus på virksomhedens forretningsprocesser er blevet skærpet. Man har opdaget, at der findes et enormt effektiviseringspotentiale i de processer og rutiner, mange medarbejdere udfører hver dag, og for så vidt effektivisering som regel er lig med omkostningsreduktioner og frigivelse af ressourcer, er det et område, som mange topledere har forelsket sig i. Optimering af forretningsprocesserne udgør simpelthen en overhængende risiko for bedre bundlinje, og den charme er der naturligvis ingen, der kan stå for.
Åbenlyst ineffektive, overbureaukratiske, manuelle og individafhængige processer er noget, som fanden har skabt. De dræner organisationen for ressourcer, for energi og for værdi. Men engang har man jo anset dem for at være smarte, og det er netop det, der udgør kernen i de skrantende processer: de hører en anden tid til. Hvorfor er de ikke blevet opdateret? kan man spørge sig selv. Fordi mange mennesker - i al hemmelighed - ikke bryder sig om forandringer, og fordi mange mennesker - med beslutningskompetence - har næsen begravet i hjørner af sammenhængene.
Andre forklaringer på manglende prioritering af dysfunktionelle processer er; man har ikke haft overskud; man har ikke haft tid; man har haft fokus et andet sted. Men når alt kommer til alt, så har man ikke prioriteret sine processer af en eneste årsag, som er, at man har et næsten symbiotisk forhold til dem. Denne symbiose nærer man ingen som helst ambition om at bryde, for hvis symbiosen splintres, er man helt alene i en kaotisk verden - og hvem ønsker det?
Velkendte processer er orden. De er forudsigelighed, pålidelighed, tryghed og struktur. Større procesforandringer, eller små for den sags skyld, river den sagesløse ud af hans almindelige oplevelse af orden og tvinger ham til at træde ind i en verden af uforudsigelighed og fragmentering. Hvordan påvirker forandringen hans rolle, hans ansvarsområde, hans opgaver, hans identitet? Hvem skal han samarbejde med og hvem skal han forholde sig til?
De fleste børn bryder sig ikke om at flytte, at skifte skole eller om ændringer i aftenritualet. Sådan er begyndelsen for os alle. Sidenhen opsøger vi selv forandringer, som vi må for at løsrive og udvikle os, men alle de steder vi kommer, skaber vi nye rutiner og nye, faste interaktionsmønstre. Det gør vi, fordi det er smart. Rutiner sparer tid og rutiner giver os midlerne til at nå målet på en kosteffektiv måde. Men: de samme rutiner skaber kun værdi så længe, rutinernes interessenter har uforandrede behov. Og det er netop her - når parametrene ændrer sig og rutinerne ikke gør - at rutinernes immanente svaghed bliver synlig: rutinerne er altid er for sent på den.
Velkendte forretningsprocesser og rutiner repræsenterer orden og struktur, men de repræsenterer også en slags tidsmæssig forskydning. Processerne er som regel skabt til at imødekomme et fortidigt behov, og de er altid designet af individer med både bias og begrænsninger.
Dilemmaet med nye processer er, at de udtænkes og implementeres for at opnå en tilstand af blandt andet (bedre) overblik, struktur og ansvarsfordeling, men samtidig er det kaos, som disse procesforandringer momentant afstedkommer, næsten ubærligt for mange. Paradokset i de fleste procesforbedringer er, at målet er orden, men at vejen til målet er kaotisk. Er det plausibelt at tro, at de samme mennesker bærer både kimen til orden og kimen til kaos i sig? Nej. Derfor skal vi være langt bedre til – udover den livsnødvendige forandringskommunikation – at sammensætte det rette hold til at gennemføre de forandringer, vi anser for at være nødvendige. I udviklings- og implementeringsfasen: overvejende kaosimmune mennesker, i fejlfindings- og vedligeholdelsesfasen: ordensrytteriet.
Vi bliver nødt til at respektere hinandens forskellige grader af turbulenstolerance. Denne indsigt er afgørende for enhver forandrings succes. Og samtidig er det ligeså vigtigt, at vi tænker visionen om fremtidens organisatoriske behov ind i udviklingen af vores processer. Det er denne vision om fremtiden, og ikke vores samtidige strukturer, som skal udgøre paradigmet for procesdesignet.
/MD
Ingen kommentarer:
Send en kommentar